Programma OCR: cos'è e come funziona

Tantissime aziende hanno la necessità di digitalizzare documenti cartacei oppure contratti stampati e firmati. O ancora, di trasformare un testo scritto o una foto in documento digitale. Per fare tutto questo, fino a qualche tempo fa, era necessario trascrivere manualmente un testo, sprecando tempo e risorse. Oggi invece, grazie alle nuove tecnologie, si può utilizzare uno scanner o una fotocamera digitale, come quella presente sugli smartphone, e un software OCR. Ma cos'è, precisamente un software OCR e per cosa può essere usato?

Programma OCR: significato

Quando si ha la necessità di digitalizzare un documento di testo cartaceo, a meno di non volerlo ricopiare, trascrivendolo, si deve ricorrere ad un programma OCR, ovvero un software per il riconoscimento ottico dei caratteri, in inglese chiamato appunto "Optical Character Recognition", come quelli realizzati da Datasis, azienda che da anni offre soluzioni software e programmi OCR per documenti di ogni genere. Grazie a questa tipologia di software sarà possibile convertire qualunque testo in un file digitale modificabile in pochissimi minuti.

Con la tecnologia OCR si riuscirà ad ottenere un documento modificabile, spesso con lo stesso layout dell'originale, pronto per essere archiviato.

Come funzione un programma OCR

Questa tipologia di software, oggi sempre più diffusa, è in grado di riconoscere i caratteri presenti in un'immagine e trasformarli in un testo. Grazie a questo programma, una volta estratte tutte le informazioni possibili presenti all'interno di un'immagine o un file cartaceo, si potranno elaborare, se si ha la necessità di farlo, oppure semplicemente archiviarli. Un software OCR che propone soluzioni software e programmi OCR per documenti di ogni genere, per fare tutto questo analizza la struttura del documento e divide la pagina in elementi diversi, ovvero: immagini, tabelle e blocchi di testo. A questo punto, legge i segni e i caratteri e li "traduce" in parole.

Ogni carattere è confrontato con diverse ipotesi di lettera. Il programma poi esegue una sorta di calcolo delle probabilità per fornire la parola e quindi il testo completo. Inoltre, se il testo è in lingua straniera, esistono software OCR che riescono ad eseguire un'analisi anche di parole in altre lingue in modo preciso. In questo caso, una volta che verrà inquadrata l'immagine, il software OCR chiederà in quale lingua dovrà essere il testo e scegliendo italiano, inglese o altre lingue straniere disponibili, si fornirà già la prima indicazione utile ad eseguire correttamente l'operazione. Poi, a questo punto, il software eseguirà la trasposizione. Poi, una volta che il riconoscimento ottico del file sarà completo, sarà possibile salvarlo nel formato che si preferisce: PDF, Word o altri.

Campi di applicazione

In un ufficio o in un'azienda capita tutti i giorni di ricevere un documento cartaceo, come un articolo, un depliant o un contratto, e di avere la necessità di trasformarlo in un file in formato Microsoft Word, per correggerlo oppure editarlo. Uno scanner non permette di farlo, ma un software OCR sì. Grazie a questo programma sarà infatti possibile estrarre le informazioni contenute e utilizzarle altrove.

Con il semplice uso di una fotocamera digitale e un software OCR sarà possibile catturare il testo da un poster, un tabellone, un cartellone e trasformarlo in formato digitale. Allo stesso modo, sarà possibile ottenere un testo modificabile inquadrando un libro o un documento cartaceo.

Questa tecnologia potrà essere utile anche per creare un archivio di PDF. In questo modo sarà possibile eliminare le copie cartacee: si rispetterà l'ambiente, diminuendo sostanzialmente l'uso di carta, e si libererà spazio in ufficio.

I vantaggi di un programma OCR

Utilizzare un programma di riconoscimento ottico ha numerosi vantaggi. Innanzitutto fa risparmiare tempo, perché permetterà in pochi secondi di trasformare un immagine in testo e ottenere un contenuto completo in formato digitale. Tutto questo senza dover trascrivere manualmente un testo. Inoltre, tutti i documenti potranno essere modificati e condivisi con colleghi e collaboratori.

Un altro vantaggio riguarda l'archiviazione. Infatti, grazie all'uso di un software OCR sarà possibile ottenere un archivio virtuale, che porterà a ridurre l'impiego, e lo spreco di carta, e al tempo stesso a non avere più bisogno di spazio per contenere ingombranti cartelline di cartone. Tutto potrà essere conservato nel tempo in formato digitale, senza pericolo di distruggere documenti importanti. Sarà possibile cercare, e trovare, facilmente quello che serve e tutto sarà in ordine.