Trasferte di lavoro, dal 2026 cambia tutto sui rimborsi: lo scontrino non basta più, conta come si paga

Chi viaggia per lavoro dovrà fare i conti con un cambio di paradigma nella gestione dei rimborsi. Dal 2026 è pienamente operativo il nuovo regime introdotto dalla circolare 15/E dell'Agenzia delle Entrate, datata 22 dicembre 2025, che ridisegna le condizioni alle quali un rimborso spese può restare escluso dal reddito imponibile. Il principio cardine è semplice, ma le conseguenze sono tutt'altro che banali: non è più sufficiente conservare scontrini e fatture, perché a determinare il trattamento fiscale del rimborso concorre anche la modalità con cui la spesa è stata saldata.

La platea coinvolta è vasta. Non si tratta solo di chi è costantemente in viaggio – agenti, tecnici sul campo, consulenti – ma anche di chi effettua poche trasferte l'anno per visitare clienti, partecipare a corsi o raggiungere sedi distaccate. Le voci di spesa interessate sono quelle tipiche delle missioni aziendali: pernottamento, pasti, spostamenti in taxi o auto a noleggio, e persino la tassa di soggiorno.

Il trattamento fiscale dei rimborsi dipende innanzitutto dalla geografia della trasferta, intesa come spostamento temporaneo e non come trasferimento stabile. Se ci si muove al di fuori del comune dove ha sede l'ufficio, l'azienda può optare tra tre modalità di rimborso – forfettario, misto o analitico – che però non possono essere alternate all'interno della stessa trasferta.

Con il forfettario, il dipendente percepisce un'indennità giornaliera: la soglia di esenzione resta fissata a 46,48 euro per le trasferte nazionali e a 77,47 euro per quelle all'estero. Le spese di viaggio documentate rimangono fuori dal reddito, ma qualsiasi altro rimborso aggiuntivo oltre all'indennità viene tassato.

Il sistema misto prevede che, accanto all'indennità, vengano rimborsati anche vitto o alloggio. Il prezzo da pagare è una riduzione della franchigia: un terzo in meno se viene coperta una delle due voci, due terzi se vengono coperte entrambe. Tutto ciò che eccede questi parametri finisce in busta paga come reddito.

Con il sistema analitico, invece, la logica è più lineare: hotel, ristoranti e spostamenti documentati in modo adeguato restano esenti. Esiste poi una fascia di piccole spese – telefonate, lavanderia, mance – che possono sfuggire alla tassazione anche senza pezze giustificative, a patto che vengano dichiarate dal lavoratore entro un tetto di 15,49 euro al giorno in Italia (25,82 euro all'estero). Il centesimo che sfora quella soglia, però, viene tassato.

Il vero spartiacque introdotto dal nuovo regime è l'obbligo di tracciabilità dei pagamenti, che tuttavia non si applica in modo uniforme a tutte le spese. In Italia, devono essere saldati con strumenti tracciabili – carte, bonifici, app di pagamento – i costi di vitto, alloggio, taxi, noleggio con conducente e tassa di soggiorno. Pagare queste voci in contanti può significare vedersi tassare il rimborso corrispondente.

Restano invece libere da questo vincolo le spese per treni, aerei, navi e autobus di linea, per le quali la modalità di pagamento è irrilevante ai fini fiscali. Stesso discorso per le indennità chilometriche: chi usa il proprio veicolo non deve dimostrare di aver pagato la benzina con la carta.

La distinzione può avere effetti concreti e immediati. Un dipendente che rientra da una trasferta con la fattura dell'hotel pagata elettronicamente ma la ricevuta del taxi saldata in contanti potrebbe scoprire che solo quest'ultima finisce tassata. Un dettaglio che, moltiplicato per decine di trasferte l'anno, può pesare.

Un'eccezione geografica importante: l'obbligo di tracciabilità si applica esclusivamente alle spese sostenute sul territorio italiano. Per le trasferte all'estero, dove i pagamenti elettronici possono risultare complicati, il rimborso non perde l'esenzione per il solo fatto di essere stato regolato in contanti.

Per tutelare l'esenzione fiscale dei propri rimborsi, i lavoratori devono prestare attenzione alla prova del pagamento. Sono considerati validi la ricevuta della transazione con carta di debito o credito, la copia del bollettino postale, i pagamenti tramite PagoPA e qualsiasi evidenza di operazione elettronica. In subordine, anche l'estratto conto può fungere da prova, ma è preferibile disporre di documentazione più diretta.

Tra le modalità ammesse figurano anche le criptovalute e le stablecoin, oltre alle app come Satispay e PayPal, purché il lavoratore conservi sia il documento fiscale della spesa sia la conferma della transazione digitale.